1/ Workshop là gì?

Bạn có biết, vì sao các buổi hướng dẫn làm sổ tay, làm nến thơm, làm đèn Trung Thu rằm tháng tám,... được gọi là Workshop không? 

Nó bắt nguồn từ các xưởng thủ công nơi các nghệ nhân và thợ thủ công làm việc, từ thời Trung Cổ. Thử phân tách nghĩa một chút, thì trong “Workshop” đã có chữ work - nghĩa là bạn sẽ được hướng dẫn để làm một sản phẩm cụ thể, mở cửa bước ra là hai tay cầm đồ thật đi về.  

Nhưng khi đặt Workshop vào bối cảnh kinh doanh chuyên môn, mình nhận thấy rất nhiều khi các Workshop không được thực hiện đúng với tính chất vốn có. Người tham gia thường sẽ: vào link Zoom, ngồi chừng 2 - 3 tiếng, nghe và ghi chép liên tục, và speaker nói từ đầu đến cuối, thi thoảng đặt một vài câu hỏi vào chat box mời người tham gia trả lời để có tương tác. Đó không phải là Workshop.

2/ Vậy như thế nào là một Workshop đúng nghĩa? 

Một workshop (dù được tổ chức online hay offline), đều sẽ đi qua đầy đủ các tiến trình 04 bước:

• TELL: Chia sẻ, giảng giải giúp cho người tham gia hiểu được kiến thức

• SHOW: Chỉ cho họ cách làm, cách áp dụng kiến thức này trong thực tế ra sao

• DO: Tạo cơ hội cho họ làm

• REVIEW: Phản hồi những điểm họ đã làm tốt, có thể cải thiện thêm.

Tiến trình này sẽ giúp bạn:

• Rút ngắn được khoảng cách giữa hiểu và làm của khán giả

• Có cơ hội được tỏa sáng từ đầu đến cuối

• Tăng tính tương tác, kết nối những người tham gia với cá nhân mình là Speaker

• Mang lại ba giá trị lớn cho người học là: sự tự tin khi đã giải quyết được một vấn đề, cảm giác hài lòng khi làm được, bạn giúp cho người học của mình phát triển đi cùng với xu hướng của thế giới. 

Trong bối cảnh kinh doanh chuyên môn, một buổi Workshop cũng giống như một buổi học - nơi bạn giảng giải, hướng dẫn người học biết, hiểu, làm được một điều gì đó cụ thể. Nếu xét ở góc độ nội dung, Workshop là một định dạng nội dung cao cấp, phức tạp hơn những dạng khác. Đồng thời, nó có giá trị và tỷ lệ chuyển đổi cao. Bạn có thể tái sử dụng nội dung workshop thành những sản phẩm khác, chẳng hạn như video ngắn, khóa học quay sẵn,...

3/ Thời lượng Workshop tối thiểu và tối đa?

Thời lượng diễn ra của một Workshop rất đa dạng. Tuỳ theo tính chất, độ lớn của vấn đề bạn muốn hướng dẫn, giải quyết, Workshop có thể kéo dài trong 2 tiếng, 2 ngày, hoặc thậm chí là 4 ngày. 

Chẳng hạn như, nếu bạn muốn tổ chức một Workshop hướng dẫn Viết câu hỏi khảo sát chân dung học viên - bạn chỉ cần 2 giờ là đủ. 

Nhưng nếu mình muốn tổ chức Workshop triển khai và đánh giá một hoạt động đào tạo, mình sẽ cần phải phân bổ cho 2 ngày. Ngày 1 tập trung vào cách thức triển khai và tư duy đánh giá. Ngày 2 giải quyết phần còn lại với cách thức đánh giá hiệu quả và lập kế hoạch điều chỉnh. 

Trong bối cảnh kinh doanh chuyên môn, các Workshop thường được tổ chức trong khoảng 2 - 3 giờ đồng hồ. Điều này nhằm đảm bảo tối ưu thời gian, nguồn lực của các Solopreneur - những người “một tay làm hết" toàn bộ chương trình. Trường hợp bạn có nhiều chủ đề liên quan đến nhau và vẫn muốn làm workshop

4/ Workshop áp dụng cho dạng sản phẩm nào? 

Những người đã quen với việc tham gia Workshop trực tiếp và có sản phẩm mang về sẽ thắc mắc “Tôi có thể làm Workshop đúng với tiến trình trên cho các sản phẩm kiểu như khoá học dạy con được không?”. 

Tất nhiên là được rồi. 

Dù là sản phẩm vật lý, hay sản phẩm tri thức, bạn cũng đều có thể tổ chức Workshop. Nếu bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực chăm sóc da, bạn có khóa học, bạn có những sản phẩm dưỡng da, thì bạn hoàn toàn có thể làm một Workshop hướng dẫn kỹ thuật chăm sóc da cơ bản tại nhà dành cho nhân viên văn phòng. Tùy theo mục tiêu của bạn, workshop có thể đính kèm việc bán một trong hai sản phẩm này, hoặc là cả hai.

5/ Vai trò của Workshop là gì? 

Để mà nói về vai trò, thì mình sẽ có thể liệt kê chi tiết đến… ngày mai. Thay vì hỏi vai trò, mình có thể hỏi lại là “Bạn muốn tổ chức Workshop để-làm-gì?”.

• Tôi muốn chia sẻ kiến thức này, tôi muốn nhiều người biết đến tôi, tin tưởng nhiều hơn vào chuyên môn của tôi

• Tôi muốn hướng dẫn khán giả của tôi biết, hiểu, làm được điều này

• Tôi có một sản phẩm/dịch vụ mới, tôi muốn bán nó 

• …

“Workshop Makeover” mà chị Linh Phan và mình tổ chức cũng là một dạng Webinar lai Workshop. Và mục đích của mình tập trung vào việc bán khoá học Workshop Design for Sale - Một giải pháp giúp bạn xây dựng chiến lược, kế hoạch để tổ chức Workshop dài hạn và thúc đẩy doanh số. 

Hoặc chẳng hạn như trong năm 2024, chị Linh tổ chức một chuỗi Webinar miễn phí trong cộng đồng Solo Expert trong xuyên suốt 12 tháng. Chuỗi Webinar này sẽ là nơi chị Linh và các cộng sự có thể chia sẻ kiến thức, tiếp cận với nhiều người hơn, từ đó tạo dựng sự uy tín, gắn kết với đối tượng mục tiêu, bán được hàng. Tuy nhiên, mục tiêu trực tiếp nhất vẫn là chia sẻ và tạo dựng sự uy tín, không phải lúc nào cũng là bán hàng. 

6/ Có phải workshop nào mình cũng giới thiệu một sản phẩm nào đó không? Nếu tổ chức workshop mà không nói gì về sản phẩm thì sao? 

Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Hãy quay lại hỏi bản thân “Tôi muốn tổ chức workshop để làm gì?”. Nếu bạn muốn bán hàng, bạn phải nhắc đến sản phẩm trong workshop. Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ, hướng dẫn về một kiến thức, cách làm nào đó và không có bất kỳ sản phẩm nào liên quan để bán, thì tất nhiên là không thể lôi một sản phẩm “trên trời" nào đó vào rồi. 

Tuy nhiên, mình cũng có một gợi ý nhỏ xoay quanh chuyện năng lực chuyên môn. Nếu bạn chỉ mới bước vào kinh doanh chuyên môn, và xây dựng sự nghiệp trong một lĩnh vực hoàn toàn mới, thì chỉ nên xem các buổi Workshop như một nơi để mình chia sẻ kiến thức, tạo dựng uy tín. Hoặc thậm chí là nơi để bạn rèn luyện khả năng nói trước đám đông, xử lý tình huống. Về lâu dài, bạn sẽ có sản phẩm và bán nó. Việc tổ chức Workshop thường xuyên trước đó sẽ giúp bạn tự tin hơn, cả về mặt thần thái lẫn chuyên môn. Và bạn sẽ có thể bán hàng tự nhiên như hơi thở. 

7/ Khi nào thì nên tổ chức Workshop? 

Trong góc nhìn của một người làm chuyên môn & đã từng tổ chức/tham gia nhiều Workshop với vai trò là người tham dự/speaker, tôi thành thật khuyên bạn rằng: 

Hãy tổ chức Workshop khi bạn đã bắt đầu có những kết nối nhất định với một lượng người theo dõi. Không cần phải có 1000 hay 10,000 follower, có thể bạn chỉ cần 50 hay 100 là đủ. Nhưng bạn phải có kết nối với họ. Họ có thể nhận diện được bạn đang có chuyên môn gì. Đó là cơ sở để bạn có thể thu thu hút người tham gia. 

Trong thực tế, rất nhiều Solo mới bước vào kinh doanh chuyên môn, chọn tổ chức Workshop, thì chỉ có vài chục người đăng ký, 2 - 3 người tham gia. Điều này khiến họ đâm ra chán nản, mất năng lượng. Việc tổ chức một buổi Workshop sẽ ngốn khá nhiều thời gian để chuẩn bị, chất xám để lên cấu trúc chương trình, đảm bảo mục tiêu đầu ra.

Vì thế, hãy bắt đầu khi bạn đã có một cơ sở niềm tin nhất định về chuyên môn của bản thân, kết nối với độc giả. Không cần phải đợi 1000, bạn chỉ cần 100 hay 50, nhưng nhất định phải có kết nối, độc giả phải biết bạn và chuyên môn của bạn. 

8/ Làm thế nào để không quá tải khi triển khai Workshop? 

Ở đây, mình sẽ đề cập đến việc triển khai Workshop online - trong bối cảnh của những anh chị em đang kinh doanh chuyên môn. 

Các Solopreneur thường “mỉm cười đau đớn" khi phải vừa làm speaker, vừa làm zoom master (quản lý phòng zoom), vừa là moderator (điều phối tiến trình). Đôi khi, bạn sẽ bị mất kiểm soát ngay trong buổi Workshop của mình. Để tránh rơi vào tình trạng này, việc đầu tiên bạn cần làm là: xác định vai trò mình làm tốt trong buổi Workshop. 

Nếu bạn có khả năng chia sẻ, dẫn dắt tốt, và cũng thành thạo công nghệ, bạn hoàn toàn có thể làm Speaker, thao tác Zoom để quản lý, tương tác với người tham gia. Nhưng nếu thấy năng lực của mình có hạn, hãy tận dụng nguồn lực xung quanh, nhờ trợ giúp từ đồng nghiệp/trợ lý. 

Thêm nữa, hãy đảm bảo bạn luôn có một danh sách các công việc cần làm trong Workshop. Khi phải xử lý nhiều thứ cùng lúc trong một sự kiện trực tuyến, danh sách công việc sẽ giúp bạn bình tĩnh và đủ tỉnh táo để biết khi nào - cần làm gì - cụ thể ra sao. 

9/ Làm thế nào để quản lý kỳ vọng người tham gia? 

Trước khi nói về chuyện làm thế nào, mình cần hiểu “Vì sao” - Vì sao người tham gia có kỳ vọng với bạn? 

• Là vì họ đã có một hình dung nhất định về bạn, chuyên môn bạn có, điều bạn làm được. Hình dung này được tạo ra từ những gì bạn đã chia sẻ trước đó. Họ theo dõi bạn trên trang cá nhân, đọc bản tin, và có một hình ảnh nhất định.

• Là vì khi đọc đến tên của Workshop, họ có thể hình dung trong đầu một viễn cảnh, một mong đợi không giống với những gì bạn thực sự sẽ làm. 

• Là vì khi nhìn vào mục tiêu, kết quả của người tham gia đạt được, họ hừng hực khí thế vì nghĩ rằng “kèo này rất lời, phải đi thôi". 

Thế nhưng, họ đã vỡ mộng sau 2 tiếng có mặt trong Workshop của bạn. 

Vì vậy, bạn hãy thật sự để tâm về những nội dung bạn chia sẻ, để tạo ra hình ảnh chân thực nhất trong mắt độc giả mục tiêu. Mỗi khi tổ chức workshop, hãy rà soát tên gọi, kết quả đầu ra. 

Tên gọi này, kết quả này có khiến người tham gia hiểu sai ý của mình hay không? Nó nên được điều chỉnh như thế nào cho sát nhất. 

Và cuối cùng, khi bắt đầu buổi workshop, bạn cũng có thể nhắc lại mục tiêu, kết quả đạt được và những điều không được giải quyết trong buổi workshop để đóng khung kỳ vọng của người tham gia. Trong buổi workshop, bạn cũng có thể nhắc lại, để đảm bảo rằng, bạn luôn đi đúng hướng, và người tham gia luôn có một kỳ vọng rõ ràng. 

Chúc bạn thành công. 

Những câu hỏi tiếp theo sẽ đi sâu hơn và chữ How - làm như thế nào. Bạn cứ chậm rãi đọc tiếp nhé. 

10/ Tôi muốn tổ chức Workshop nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Vậy tôi nên bắt đầu từ đâu bây giờ? 

Trước tiên, thứ bạn cần làm là xác định lại chủ đích của mình. Bạn muốn tổ chức Workshop để chia sẻ chuyên môn hay bán sản phẩm dịch vụ? Nếu bạn tổ chức Workshop chỉ vì nhìn thấy ngoài kia có rất nhiều người làm như thế, thì hãy thật sự cân nhắc. 

Thứ hai, hãy đánh giá xem liệu đây có phải là thời điểm phù hợp để làm? Bạn có thể quay trở lại với mục đích, tình trạng hiện tại về nguồn lực, đối tượng mục tiêu. Tất nhiên, sẽ không bao giờ là đủ nếu đợi mình đủ giỏi, có khán giả đủ nhiều. Nhưng nếu bạn không muốn lần đầu ra trận đã bị “đánh" cho không tha thiết làm gì nữa, hãy quay trở lại câu số 7, và cân nhắc kỹ càng. 

Nếu câu trả lời là có, thì đây mới là lúc bạn bắt tay vào nghiên cứu các ý tưởng, tìm hiểu người tham gia mục tiêu, nhằm chọn một chủ đề phù hợp và giá trị nhất cho người tham gia ở thời điểm đó. 

11/ Tôi nên chọn chủ đề Workshop như thế nào? 

Khi được hỏi “Chủ đề Workshop bạn tính làm là gì?”, nhiều người sẽ trả lời rất nhanh: 

Anh muốn làm một cái Workshop xoá mù AI. 

Chị muốn tổ chức buổi Workshop Giảm cân an toàn.

Mình muốn làm Workshop hướng dẫn ba mẹ chơi với con.  

…

Đây chưa phải là chủ đề của một Workshop. Vì nó đang quá mênh mông. 

Bạn muốn xoá mù AI cho ai, để làm gì, trong bối cảnh nào? 

Phương pháp giảm cân an toàn bạn muốn đề cập là gì?

Cách thức bạn muốn hướng dẫn ba mẹ là gì? 

Để có một chủ đề Workshop đủ rõ ràng, đủ hấp dẫn, chạm đúng đối tượng mục tiêu, hãy thu hẹp chúng bằng một vài câu hỏi cơ bản: 

• Đối tượng của Workshop là ai? 

• Vấn đề cụ thể của họ là gì? 

• Giải pháp của bạn là gì?

• Vì sao giải pháp của bạn là phù hợp?

Hy vọng, những điều này có thể giúp bạn bắt đầu thu gọn chủ đề, hướng đến một workshop vừa đủ ngon - no - và lành mạnh. 

12/ Vì sao mọi người không điền form khảo sát workshop của tôi? 

Trước khi Workshop diễn ra, nhiều người thường thực hiện khảo sát nhằm hiểu rõ hơn những vấn đề, mong muốn của người tham gia. Nhưng khi tung ra khảo sát, họ lại tiu nghỉu thất vọng vì không mấy ai ngó ngàng tới, hoặc nếu có thì cũng chỉ làm cho qua loa. 

Người tổ chức không biết người tham gia cần gì. Người tham gia không có động lực để làm khảo sát. Giờ mình phải làm sao? 

Cách tốt nhất là hãy tạo ra sự dễ dàng nhất có thể cho người thực hiện. 

Hãy tưởng tượng việc người tham gia làm khảo sát của bạn cũng giống như việc họ đang trên đường đi chặt một cái cây. 

Nếu đường đi quá xa xôi - khảo sát của bạn dài đằng đẵng mười lăm hai mươi mấy câu, họ sẽ “bỏ qua" ngay từ đâu. 

Nếu đường đi của bạn quá gập ghềnh - câu hỏi khảo sát lộn xộn, mất logic, đọc câu hỏi xong không biết hỏi gì, trả lời thế nào, họ sẽ dẹp ngang giữa đường. 

Vì thế, khi xây dựng bảng khảo sát, bạn cần lưu ý: 

• Form khảo sát cần ngắn gọn từ 5-7 câu là đủ 

• Dùng từ ngữ dễ hiểu, hạn chế từ ngữ chuyên môn

• Sắp xếp thứ tự câu hỏi logic 

• Biết cách đặt thêm câu hỏi khai thác để mở rộng vấn đề 

Khi đối tượng mục tiêu nhìn thấy mọi thứ đơn giản, dễ dàng để thực hiện, họ sẽ dành cho bạn 1 - 2 phút để trả lời câu hỏi. Vì thế, trước và sau khi xây dựng khảo sát, hãy kiểm định các tiêu chí trên để xem khảo sát của mình có đạt yêu cầu chưa nhé. 

Đối tượng mục tiêu không làm khảo sát không phải vì họ không muốn làm. Chỉ vì nó quá khó để họ làm mà thôi. 

13/ Tổ chức Workshop thì nên có những tương tác nào? 

Một trong những điều đau đầu nhất của người tổ chức Workshop là không một ai tương tác. Lý do đầu tiên có thể là vì bạn đã không có chủ đích tạo các hoạt động tương tác cho người tham gia. Nhưng tương tác ở đây không chỉ là đặt một câu hỏi, người tham gia gõ vào chat box 1, 2 con số. Nó có đến 4 loại tương tác diễn ra. Bạn có thể thử áp dụng để làm Workshop trở nên thú vị hơn: 

1. Tương tác từ speaker đến người tham gia và ngược lại. Là cách bạn đặt câu hỏi và người tham gia trả lời. Hoặc người tham gia sẽ điền file, biểu mẫu bạn cung cấp. 

2. Tương tác giữa những người tham gia với nhau: Bạn có thể chia break out room, phòng nhỏ khoảng 2, 3 - 5 người để họ trao đổi, chia sẻ cùng nhau. Hay như cách người tham gia trả lời hoặc thả icon cho những bình luận trong khung chat.

3. Người tham gia tự tương tác với kiến thức, kinh nghiệm, trải nghiệm của chính họ. Là những câu hỏi, gợi mở để người tham gia tự nhớ lại, so sánh đối chiếu với những gì họ đã có. Ví dụ: Workshop bạn tham gia gần đây nhất là gì? Điều gì khiến bạn ấn tượng với Workshop đó? 

Biết cách tạo ra và điều phối những tương tác này loại này chặt chẽ, bạn sẽ kết nối với người tham gia tốt hơn rất nhiều. Cảm giác cô đơn lẻ loi sẽ không còn đeo bám bạn nhiều nữa. 

14/ Nếu người tham gia hỏi câu mình không biết thì phải làm sao? 

Đây là câu chuyện rất phổ biến và có thể là “nỗi sợ hãi" của những người lần đầu làm Workshop. Nhưng hãy yên tâm, chuyện gì cũng có cách giải quyết. Việc quan trọng là bạn phải nhận định được bạn có thể trả lời câu hỏi này ở mức độ nào.. 

Nếu câu hỏi đặt ra hoàn toàn nằm ngoài phạm vi hiểu biết và bạn chưa thể trả lời ngay, hãy thành thật chia sẻ: “Câu hỏi này nằm ngoài phạm vi nội dung của Workshop, mình chưa thể trả lời bạn ngay bây giờ. Nhưng mình đã ghi nhận lại và sẽ tìm hiểu thêm để cho bạn câu trả lời sớm nhất”. 

Hoặc nếu bạn biết có người tham gia nào đó trong Workshop có thể trả lời, hãy cân nhắc về việc mời họ chia sẻ. Đây cũng là cách bạn có thể tạo ra không gian cởi mở để bạn và những người tham gia giao lưu cùng nhau. 

15/ Cách để chăm sóc người tham gia sau Workshop là gì? 

Có rất nhiều cách để bạn chăm sóc người tham gia, hãy bắt đầu với những quan tâm cơ bản nhất: 

• Gửi email tổng kết, recap chương trình 

• Gửi email follow up sau 7 ngày/2 tuần để hỏi thăm tình hình, xem họ đã áp dụng được gì, có khó khăn gì cần được hỗ trợ

• Cập nhật những thông tin mới liên quan đến chủ đề Workshop đã tổ chức - thứ mà họ sẽ cần đến.  

• …

Và một trong những cách khiến nhiều người tham gia mong đợi nhất có lẽ là Trả lời câu hỏi cho người tham gia. Đây chính là sự quan tâm cấp thiết, sát sao và giá trị nhất bạn có thể làm cho khán giả của mình. Hãy dành thêm một chút thời gian, rà soát lại các câu hỏi chưa được trả lời trong Zoom. Bạn có thể soạn nội dung text hoặc quay video để gửi đến họ. 

Và bản tin này cũng là cách để mình trả lời thêm/sâu hơn các câu hỏi đã có trong buổi Workshop Makeover hôm trước. 

Hy vọng bạn đã có thêm những gợi ý hữu ích để lên ý tưởng và tổ chức Workshop. Nếu có thêm bất kỳ băn khoăn nào, đừng ngần ngại liên hệ với Uyên bạn nhé. Mình luôn sẵn sàng!